根据《档案法》和市档案局关于档案立卷归档的要求，为及时、正确地做好本机关各类档案材料归档工作，提高案卷质量，特作如下规定：

一、机关文件材料归档范围是：

1、反映本机关主要职能活动和基本历史面貌，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；

2、机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；

3、本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；

4、其它对机关工作具有查考价值的文件材料；

二、机关文件材料不归档范围：

1、上级机关的文件材料中，普发性不需要本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；

2、本机关文件材料中的重分文件，无考查利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历史修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需要办理的一般性来文、电话记录，机关内部相互抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；

3、同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需要办理的抄送材料；

4、下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料；

三、档案归档时间

本机关各部门应在次年第一个月按要求把本部门上年应归档的文件材料，进行清退。然后，由档案人员按照文件的内容和性质，进行整理、分类、立卷、归档、向档案室移交。

机关文书档案应在第二年的六月底以前整理结束，然后归档。

四、立卷归档要求

本机关领导和各部门文件办理完毕，应将具有保存价值的来文，复文，包括领导签发的底稿、批示等材料（本机关发文、联合发文各一式两份），以及归档范围内其它性质的归档材料，收集齐全，及时送交办公室归档。外出参加会议带回的重要文件，整理一份送档案室归档，任何人不得据为己有或拒绝归档。